Elektrische bakfiets fleet management software koppelen

Een elektrische bakfiets is voor veel bedrijven het kloppende hart van de stad. Je ziet ze overal: bij maaltijdbezorgers, bij de pakketdienst en bij de loodgieter die snel even een kraan moet vervangen.

Je hebt een paar van die e-bakfietsen op de weg staan. Maar hoe weet je precies wie welke fiets heeft?

Of hoeveel kilometer erop staat? Dat is waar fleet management software om de hoek komt kijken. Het koppelen van je elektrische cargo fiets aan zo’n systeem is de volgende stap voor je bedrijf.

Wat betekent koppelen eigenlijk?

Laten we beginnen met de basis. Een elektrische bakfiets heeft tegenwoordig een slimme accu en een display met ritdata.

Een fleet management software is een online programma waarin je al je voertuigen beheert.

Het koppelen van deze twee is het digitaal laten praten van je fiets met je administratie. Je sluit de e-bakfiets via een app of een dongle aan op het systeem. Het is eigenlijk een soort USB-stickje, maar dan voor je bedrijfsvoering.

In plaats van handmatig in te vullen hoeveel kilometer een medewerker heeft gereden, stuurt de bakfiets die gegevens automatisch naar de cloud. Dit werkt vaak via bluetooth of een ingebouwde 4G verbinding.

Je ziet alles direct op je scherm terug. Zo simpel kan het zijn. Je hoeft geen tech-expert te zijn om dit te begrijpen. Stel je voor dat je een GPS-tracker op je telefoon hebt.

Dat is het idee, maar dan specifiek voor de bedrijfsvoering van je elektrische cargo fiets.

Je koppelt de hardware (de fiets) aan de software (het programma). De rest gaat vanzelf.

Waarom je dit nú moet regelen

Waarom zou je hier moeite voor doen? Omdat tijd geld is. Als je vijf elektrische bakfietsen hebt, ben je zo een halve dag kwijt met het bijhouden van ritten, laadbeurten en onderhoudsbeurten.

Als je dit automatiseert, win je uren per week terug. Die tijd kun je besteden aan het werven van nieuwe klanten of het verbeteren van je service.

Daarnaast is het een kwestie van veiligheid en diefstalpreventie. Een elektrische cargo fiets is snel €4.000 tot €6.000 waard.

Als er een gestolen wordt, wil je direct weten waar hij was. Veel fleet systemen bieden live GPS-tracking. Je ziet precies waar je investering staat.

Dat geeft een gerust gevoel, vooral als je fietsen ’s nachts op straat moeten staan.

Verder helpt het met de levensduur van je materiaal. Een e-bakfiets gaat lang mee, maar alleen als je hem goed onderhoudt. De software houdt bij hoeveel kilometers er gereden zijn. Je krijgt een seintje als het tijd is voor een bandenwissel of een accu-check. Zo voorkom je dure reparaties onderweg.

Hoe het werkt in de praktijk

Stel, je koopt vandaag drie nieuwe elektrische bakfietsen, bijvoorbeeld de Babboe Curve E of een model van Urban Arrow. Je wilt ze koppelen aan een systeem.

Meestal werkt dit via een simkaart die al in de fiets zit of via een losse tracker.

Je downloadt de app van de softwareleverancier en voegt de unieke code van je fiets toe. Een voorbeeld van hoe het gaat: Je medewerker pakt ’s ochtends de bakfiets. Hij of zij zet de fiets aan.

De software registreert direct dat de rit begint is. De rit wordt automatisch gevolgd. Aan het einde van de dag zet de medewerker de fiets uit en in de laadruimte. Het systeem ziet dat de rit stopt en slaat de data op.

Het mooie zit ‘m in de details. De software meet niet alleen afstand.

Het meet ook de accucapaciteit. Je ziet in één oogopslag of de e-bakfiets nog genoeg sap heeft voor een extra ritje.

Ook de locatie is realtime zichtbaar. Dit is essentieel voor planning. Je weet precies wie wat waar doet.

Sommige systemen koppelen zelfs met je boekhouding. Ritten die zakelijk gereden zijn, worden automatisch gecategoriseerd.

Dit scheelt een hoop gedoe met de belastingdienst aan het eind van het jaar. Je hebt een sluitende ritregistratie zonder dat je erover hoeft na te denken.

De kosten en opties voor je wagenpark

De investering hangt af van de grootte van je wagenpark en de functionaliteiten die je wilt.

• Losse trackers (€50 - €150 per stuk): Deze plug je in de accu van de bakfiets. Ze zijn goedkoop maar vereisen wel wat handwerk om uit te lezen.
• Abonnementen (€10 - €25 per fiets per maand): Dit is de meest gangbare optie. Je krijgt toegang tot een dashboard, apps en support.
• Geïntegreerde systemen (vaak inbegrepen): Sommige premium e-bakfietsen, zoals de Riese & Müller Packster, hebben al een geïntegreerd systeem. Dit is vaak duurder in aanschaf (€6.000+), maar goedkoper in gebruik.

Voor een startende ondernemer met één of twee elektrische bakfietsen zijn er al betaalbare opties, zeker wanneer je gebruikmaakt van een subsidie voor zakelijke e-bakfietsen. Je moet denken aan eenmalige kosten voor hardware (zoals een GPS-tracker) en maandelijkse kosten voor de software.

Voor een middenklasse wagenpark van 5 bakfietsen betaal je vaak tussen de €50 en €100 per maand totaal voor de software. Dat is minder dan één bezorgmaaltijd per fiets per maand. Als je bedenkt dat je brandstof bespaart en diefstal voorkomt, verdient zich dit snel terug. Er zijn verschillende aanbieders specifiek voor stadslogistiek.

Zoek naar systemen die specifiek werken met e-bikes en niet alleen met auto’s.

De data voor een bakfiets is anders dan voor een vrachtwagen. Je hebt te maken met kleinere batterijen en andere rijprofielen.

Praktische tips om te starten

Wil je beginnen met koppelen? Wacht niet te lang. Begin klein.

Koppel eerst één of twee elektrische bakfietsen om te kijken hoe het werkt en verdiep je in zaken zoals een brandverzekering voor zakelijk laden.

1. Check de compatibiliteit: Niet elke e-bakfiets is zomaar te koppelen. Vraag bij je leverancier na of de motor en accu geschikt zijn voor externe trackers.
2. Maak regels: Spreek af dat de ritstart en -eind altijd geregistreerd moet worden. Geen uitzonderingen.
3. Gebruik de data: Kijk wekelijks naar de rapporten. Zie je dat bepaalde routes langer duren? Misschien is er een betere weg.
4. Bewaar de privacy: Zorg dat je alleen tijdens werktijden trackt. Buiten werktijd schakel je de GPS uit, tenzij je een diefstalmodule wilt gebruiken.

Zorg dat je medewerker begrijpt wat er gebeurt. Leg uit dat het niet gaat om ‘big brother’, maar om efficiëntie en zekerheid. Als je eenmaal draait, merk je pas hoe waardevol het is.

Je kijkt op je scherm en ziet je elektrische cargo fietsen door de stad bewegen als stipjes. Je weet precies wat er speelt. Door verschillende elektrische bakfiets cargo merken zakelijk te vergelijken, kies je de beste optie voor jouw vloot. Dat gevoel van controle? Daar word je een betere ondernemer van. Pak die kans.